Präambel
Der Frankenthaler Schwimmverein von 1897 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert
personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der
Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des
Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang
mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende
Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern und Teilnehmerinnen und Teilnehmern
am Sport- und Kursbetrieb sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem
Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im
Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt (z.B. in Form von
Mitgliederbeitragszahlungen). In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das
Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die
personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten. Die Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs
einer Mitgliedschaft erhoben.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von
betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der
Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort),
Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen
und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im
Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden,
werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine
Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Lizenz) und an solchen
Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in
Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an
sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden,
erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands und der
Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion und ggf. Telefonnummer und EMail-Adresse
veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (z.B. dem 1. Vorsitzenden) zugeordnet,
soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach
Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für
die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im
Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige
Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot
der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden,
wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die
Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der
Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder
gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des
Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen,
Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das
Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für
diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail nutzen die Mitglieder des Vorstands, Übungsleiter und andere
Personen, die organisatorisch an Veranstaltungen beteiligt sind, ihre privaten E-Mail-Adressen. Zusätzlich
kann ein vereinseigener E-Mail-Account genutzt werden, der zur vereinsinternen Kommunikation dient.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per EMail
untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-MailAdressen
als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B.
Mitglieder des Vorstands, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit
personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung
personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die
Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die
benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner
Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese
Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen
Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von
Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich
durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den
Administrator vorgenommen werden.
2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im
Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B.
Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit.
Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche
zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen
gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters
Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines
Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse
Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese
Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet
werden.
§ 11 Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen
Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten
eingeschränkt.
3. Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv
gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu
einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person
mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der
zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der
jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde.
4. Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit
Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
§ 12 Löschung personenbezogener Daten
Gemäß § 17 DSGVO können Sie jederzeit gegenüber des Frankenthaler Schwimmvereins von 1897 e.V. die
Berichtigung, Löschung und Sperrung einzelner personenbezogener Daten verlangen.
Sie können darüber hinaus jederzeit ohne Angabe von Gründen von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch
machen und die erteilte Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft abändern oder gänzlich
widerrufen. Sie können den Widerruf entweder postalisch oder per E-Mail an den Vertragspartner
übermitteln. Es entstehen Ihnen dabei keine anderen Kosten als die Portokosten bzw. die
Übermittlungskosten nach den bestehenden Basistarifen.
§ 13 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 11.06.2018 beschlossen und
tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
▢ Ich willige ein, dass der Frankenthaler Schwimmverein von 1897 e.V. personenbezogene Daten erheben
und speichern darf.
Einwilligung in die Veröffentlichung von Personenbildnissen
Ich willige ein, dass Fotos und Videos von meiner Person bei sportlichen Veranstaltungen und zur
Präsentation von Mannschaften angefertigt und in folgenden Medien veröffentlicht werden dürfen:
▢ Homepage des Vereins
▢ regionale Presseerzeugnisse (z.B. Frankenthaler Zeitung)
Ich bin darauf hingewiesen worden, dass die Fotos und Videos mit meiner Person bei der Veröffentlichung
im Internet oder in sozialen Netzwerken weltweit abrufbar sind. Eine Weiterverwendung und/oder
Veränderung durch Dritte kann hierbei nicht ausgeschlossen werden. Soweit die Einwilligung nicht
widerrufen wird, gilt sie zeitlich unbeschränkt. Die Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft
widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung muss in Textform (Brief oder per Mail) gegenüber dem
Verein erfolgen.
Eine vollständige Löschung der veröffentlichten Fotos und Videoaufzeichnungen im Internet kann durch den
Frankenthaler Schwimmverein von 1897 e.V. nicht sichergestellt werden, da z.B. andere Internetseiten die
Fotos und Videos kopiert oder verändert haben könnten. Der Verein kann nicht haftbar gemacht werden für
Art und Form der Nutzung durch Dritte wie z. B. für das Herunterladen von Fotos und Videos und deren
anschließender Nutzung und Veränderung.
Ich wurde ferner darauf hingewiesen, dass trotz meines Widerrufs Fotos und Videos von meiner Person im
Rahmen der Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen des Vereins gefertigt und im Rahmen der
Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht werden dürfen.